Tidsläckage äter upp stora delar av de allra flesta projektens budgetar och är en av de stora orsakerna till att projekt misslyckas eller läggs ned. Fabian von Scheele från Linnéuniversitetet har föreläst om varför det är så svårt att hålla sig inom tidsramarna.
Knappt en tredjedel av alla it-projekt är framgångsrika. Resten anses vara försenade, misslyckade eller har lagts ned. Det enligt Chaos Report som internationella undersökningsföretaget Standish Group släpper varje år. En av de största orsakerna till den dystra statistiken är tidsläckage. Upp till 45 procent av projektens kostnader äts upp av förseningar.
– Det handlar inte bara om lite kaffetid här och där. Det är en stor del av projekten som misslyckas och det är allvarligt, säger Fabian von Scheele.
Han beskriver sig själv som en tredjedels civilingenjör, en tredjedels psykolog i tidskognition och en tredjedels systemvetare. I praktiken arbetar han som konsult och undervisar i Kvalitetsstyrning av tid och digital ekonomi vid Örebro Universitet och Linnéuniversitetet.
17 februari föreläste han på ett frukostseminarium arrangerat av nätverket Project governance och projektkontors, PMO.
– Det ligger strukturella problem bakom det här, menade han. Det är inte bara att bli noggrannare med kafferasterna. Vi måste gå in och ändra på beslutstödet i datamodellerna. Vi måste börja se på projekt inom tjänsteproduktion som en misslyckat arbetsform, säger han,
Han understryker att problemet gäller just projekt inom tjänsteproduktion.Varuproduktion är lättare att strukturera eftersom det arbetsmomenten är lättare att definiera.
– Ska du producera en vara så sitter antingen alla skruvar på plats eller så saknas någon. I tjänsteproduktion är momenten mer diffusa, förklarade han.
Det finns ett antal primära orsaker till att projekt läcker tid. Desinformation är en av dem. Styrningen ger otydliga uppfattningar om hur mycket tid som behövs och ännu vanligare är att den som gör tidsskattningen inte vet hur hårt en misslyckad tidsuppskattning kan slå på projektbudgeten.
– Vi får våldsamma svängningar med hävstångseffekter och förseningar och minskning utav vinsten. Men om du vet hur mycket din tidskattning påverkar vinsten och den budgeterade arbetstiden så kommer att göra en helt annan skattning nästa gång.
En annan orsak är att vi ofta underskattar hur svårt det är skatta tid.
– Ett vanligt fel är att man tidsskattar för sällan. I positiva fall gör man det i slutet av dagen, men vanligast är slutet av veckan. Vi vet att folk ligger fel med mellan 20-100 procent när de ska skatta två minuter. Hur ska det de då kunna skatta tiden rätt när det har gått en vecka, eller i slutet på månaden?
Slutligen är tidsläckage även kulturellt betingat.
– Det finns en kultur som säger att det är ok att bluffa med tid, att det inte är inte fult att ljuga om tid, inte på samma sätt som med pengar. Det är till exempel inte alls ovanligt att jag träffar organisationer som berättar, helt ogenerat, att de har ett slaskkonto för tid.
Nätverksledare Georg Silber summerar föreläsningen:
– Viktigt för att minimera tidsläckaget är tydliggörandet av att arbetstiden inte är en privatsak. Tidrapportering måste göras varje dag och med tydlighet om vad som är värdeskapande tid med en feedback på individuell bas. Värdet av tjänster skapas av individen även som en del av ett team, säger han och tillägger:
– Just nu efterlyses organisationer som är intresserade av att göra en analys av sitt tidsläckage.
Hör av dig till Fabian von Scheele om din organisation är intresserad. Du är också välkommen att höra av dig till honom om du vill veta mer om resultatet av hans forskning om tidsläckage.
