CSN har förändrat sitt sätt att arbeta med metodutveckling. Genom scrum har myndigheten förbättrat strukturen och blivit effektivare.
Centrala studiestödsnämnden, CSN, är en politiskt styrd organisation. Regeringen är dess uppdragsgivare och lägger grunden för vad som ska göras på myndigheten, både på kort och lång sikt. Men Ibland får organisationen uppdrag som ska realiseras med kort varsel.
– Det är vid sådana tillfällen som vi behöver vara flexibla för att snabbt kunna anpassa oss till förändrade förutsättningar och prioritera om. Generellt handlar det om att säkra att CSN gör rätt saker och att det som är viktigast får högst prioritet. Sedan balanserar vi det mot vad vi har möjlighet att göra med våra begränsade resurser, säger Ann-Louice Hammarberg vid enheten Utveckling för kund på CSN.
Agilt arbete enligt Scrum
Scrum är en agil arbetsform för att dela upp projekt i mindre avgränsade delmoment i en sammanhållen grupp för att kunna arbeta mer fokuserat. Syftet är att nå uppsatta mål med bästa möjliga transparens, resursfördelning, och effektivitet. CSN påbörjade införandet av det agila arbetssättet hösten 2014, under 2016 började scrum att tillämpas på bredare front inom IT.
– Den stora fördelen med scrum är man arbetar med ett uppdrag bit för bit och med en sak i taget. IT och beställare utvecklar, testar och diskuterar tillsammans tills beställarens krav och förväntningar har uppfyllts. På så sätt löser man problem under vägen som annars upptäckts först långt senare. Tidigare jobbade vi enligt en äldre vattenfallsmodell där vi utredde, utvecklade och testade projekt under en längre period – vilket innebar att det var svårare att göra justeringar eftersom vi såg resultaten först i efterhand, fortsätter Ann-Louice.
Ann-Louice menar också att det finns utmaningar med att arbeta efter scrum-metoden. Bland annat är det en kulturförändring eftersom man behöver fokusera på mindre delar i taget, samtidigt är det hela teamets gemensamma ansvar att fullfölja hela utvecklingscykeln under en kortare fastbestämd tidsperiod.
– Det kan helt klart vara en omställning för många att fokusera på avgränsade delar om man är van att arbeta enligt vattenfallsmodellen där man hanterar allt från ax till limpa under en längre tid. Man kan göra en liknelse med att bygga ett hus, det går inte att göra allt på en gång. Ena veckan får jag lägga tid på att göra i ordning köksdelen, hallen tar jag veckan efter, när den är klar blir fokus på sovrummet, och så vidare.
Inom CSN arbetar man enligt scrum i tre- till fyraveckorsetapper med olika delmoment. Efter denna tidsperiod ska man kunna visa upp vad man hittills har gjort för att sedan få feedback på resultatet. Det här är även något som andra i organisationen kan ta del av för att få en bild av projektstadiet, vad som har utvecklats och hur det också fungerar. Efteråt kan man ta ställning till vad som är bra och vad som behöver förbättras.
Portföljstyrning för rätt beslut
– Vi arbetar i nuläget med att införa så kallad portföljstyrning. Det går ut på att vi samlar all den utveckling som vi vill göra i en portfölj för att skapa en tydlig överblick av vad vi behöver göra, när vi behöver göra det, och hur lång tid allt tar att göra. Likaså kommer vi lättare att kunna se vad som är möjligt att göra utifrån vilken arbetskapacitet vi har, för att i slutändan kunna fatta så bra beslut som möjligt.
CSN:s förhoppning är att portföljstyrningen ska ge en bättre bild av verksamhetens helhet för att man sedan lättare ska kunna prioritera mellan de olika utvecklingsinitiativ de har på agendan. Enligt Ann-Louice har de kommit en bit på vägen när det gäller att arbeta flexibelt och resultatinriktat, men ännu återstår saker att göra.
– Våra tidsbovar kan i nuläget handla om vem som egentligen bestämmer vad och vilka som har fått ansvar för vad, men det här är samtidigt något som vi blir allt bättre på att lösa. Vi kommer fortsätta att lägga kraft och resurser på att skapa tydliga utredningar och konsekvensbeskrivningar så att vi på ett enklare och snabbare sätt kan fatta väl grundade beslut och göra omprioriteringar när det behövs.
– Fler och fler organisationer inser de stora fördelarna med att arbeta agilt – och jag tror att det enbart är en tidsfråga innan de flesta anammar sättet att arbeta på, avslutar Ann-Louice Hammarberg.
